AI-mailsystem: sorterer, svarer og følger op | Apilon AI
+45 52 51 61 96
DAEN
Book et møde
AI-mailsystem

Mailen er sorteret. Svaret er skrevet. I trykker send.

Et AI-system koblet på jeres fælles og personlige indbakker i Gmail eller Microsoft 365 og Outlook. Det læser hver indgående mail, sorterer den efter type og hastegrad, sender den til den rette og skriver et svarudkast i jeres egen tone. I bestemmer, hvad det må sende selv.

Book et møde Se hvad I selv bestemmer
  • Alt starter som udkast, et menneske godkender
  • Automatiske svar kun i de kategorier, I siger ja til
  • Databehandleraftale, før systemet får adgang til en eneste mail
En almindelig tirsdag

Indbakken er et job, ingen er ansat til.

Det er sjældent én stor fejl. Det er mange små: svaret, der kommer for sent, opfølgningen, ingen fik sendt, bilaget, der forsvandt i en tråd. Hver for sig ingen katastrofe. Tilsammen koster det timer, kunder og overblik.

Vi hjælper små til mellemstore virksomheder med at strømline og automatisere processer på tværs af virksomheden, i stedet for at gøre alt manuelt, fordi kommunikation spilder tid og mennesker laver fejl.

Apilon AI
  1. 08:10

    Det samme spørgsmål igen

    Åbningstider, adresse, hvordan man booker. Nogen skriver svaret fra bunden. Igen.

  2. 09:30

    Alle troede, en anden tog den

    En ny forespørgsel lander i den fælles indbakke. Flere ser den. Ingen svarer, fordi alle går ud fra, at en anden gør det.

  3. 11:15

    Tilbuddet, der aldrig blev fulgt op

    Det blev sendt i sidste uge. Kunden har ikke svaret, og ingen har skrevet igen. Det er ikke et nej. Det er bare glemt.

  4. 13:40

    Fakturaen under en tråd om noget andet

    Den er vedhæftet midt i en samtale om en ændret leveringsdato. Den dukker først op igen, når rykkeren kommer.

  5. 15:20

    Klagen, der lå og ventede

    En utilfreds kunde skrev i formiddags. Mailen står stadig ulæst mellem et nyhedsbrev og en ordrebekræftelse.

  6. 21:45

    Ejeren tager en runde mere

    Fra sofaen, for at være sikker på, at intet er glippet. Det er ikke ledelse. Det er sortering.

Hvad systemet gør

Slut med at være indbakkens sorteringsmaskine.

Systemet tager første gennemløb af hver eneste mail. Hvad er det? Hvor meget haster det? Hvem skal have den? Hvad skal der svares? Det, der kræver et menneske, lander hos et menneske. Resten er gjort klar.

01

Læser og sorterer hver mail

Hver indgående mail får en kategori og en hastegrad, så snart den lander. Kategorierne er jeres, og vi laver dem ud fra de mails, I faktisk får.

Sorteret i dagKategori · hastegrad
  • Ny forespørgselPris på en serviceaftale?Svar i dag
  • KundespørgsmålHar I åbent på lørdag?Kan vente
  • BookingKan vi rykke tiden?Svar i dag
  • Faktura og bilagFaktura for septemberTil bogføring
  • KlageStadig ikke hørt nogetHaster
  • LeverandørLevering rykket til fredagKan vente
  • Nyhedsbrev/spamUgens tilbudArkiveret
02

Sender den til den rette

Mailen lander hos den, der skal tage sig af den, og det, der haster, bliver markeret, så det ikke drukner i alt det andet.

Fordeling
  • Ny forespørgsel→AAnne, salg
  • Klage Haster→LLars, indehaver
  • Faktura og bilag→BBogholderi
03

Skriver svarudkast i jeres tone

Udkastene bygger på jeres egne oplysninger: ydelser, åbningstider, procedurer og svar, I har sendt før. Et menneske læser, retter og sender.

YdelserProcedureTidligere svar

Hej Peter. Tak for din mail. Ja, det kan vi godt hjælpe med. Vi starter altid med et kort besøg, så I får en pris, der passer til opgaven. Skriv gerne, hvornår det passer jer.

Godkend og sendRet
04

Svarer selv, hvor I har sagt ja

Rutinesvar kan sendes automatisk i de kategorier, I udtrykkeligt har godkendt. Alt andet venter som udkast, til en af jer har set det.

Automatiske svar
  • Åbningstider og adresseSvarer selv
  • Nye forespørgslerUdkast
  • KlagerAltid et menneske
05

Følger op på jeres tilbud

Har I sendt et tilbud og ikke hørt noget, følger systemet op på netop det tilbud. Det stopper, så snart kunden svarer eller siger nej tak.

Tilbud 1042Serviceaftale
  1. Tilbud sendt2. september
  2. Opfølgning sendtHar du haft tid til at kigge på tilbuddet? · 9. september
  3. Kunden svarerOpfølgningen er stoppet. Intet mere sendes.
06

Gør bilag klar til bogføring

Fakturaer og kvitteringer bliver hentet ud af mailsene og samlet ét sted, og I får besked, hvis noget mangler. Selve bogføringen laver systemet ikke.

Klar til bogføringSeptember
  • Faktura 20417, leverandørGemt
  • Kvittering, brændstofGemt
  • Faktura nævnt i mail, intet vedhæftetMangler
07

Et kort overblik hver dag

På det tidspunkt, I vælger, får I en kort mail: hvad kom ind, hvad blev klaret, og hvad der kræver en af jer. Det er hele statusmødet om indbakken.

Dagens overblikSendt 16:00

Kom ind

26

  • Spørgsmål9
  • Booking5
  • Bilag4

Klaret

21

  • Auto-svar7
  • Godkendt10
  • Arkiveret4

Kræver en af jer

5

  • Klage til Lars
  • Mangler bilag
  • Større opgave

Skærmbillederne er eksempler. Navne, tal og datoer er opdigtede.

Kontrol

I bestemmer, hvor meget den må.

Hver kategori har sit eget niveau. Fra start står alt på udkast. I skruer op, når I er trygge ved svarene, og ned igen, når I vil. Prøv det her: klik på et trin og se, hvordan opsætningen ændrer sig.

Kategori

Niveau 1Kun sortering

Kategori, hastegrad og modtager. Der bliver ikke skrevet noget.

Niveau 2Udkast til godkendelse

Svaret ligger klar. Et menneske læser, retter og sender.

Niveau 3Svarer selv

Kun servicesvar, og kun i kategorier, I har slået til.

01
Kun sortering

Kategori, hastegrad og modtager. Der bliver ikke skrevet noget.

02
Udkast til godkendelse

Svaret ligger klar. Et menneske læser, retter og sender.

03
Svarer selv

Kun servicesvar, og kun i kategorier, I har slået til.

KundespørgsmålÅbningstider, adresse, hvordan man booker.
Bestilling og bookingNye tider, ændringer og aflysninger.
Ny forespørgselNye kunder, der spørger til en opgave.
KlageUtilfredse kunder. Kan ikke sættes til at svare selv.
Faktura og bilagSamles og gøres klar til bogføring.
LeverandørLeveringer, ordrebekræftelser og aftaler.
Nyhedsbrev og spamRyger ud af vejen, så resten er til at overskue.

Med denne opsætning: 1 kategori svarer selv, 3 laver udkast til godkendelse, 3 bliver kun sorteret.

  • Automatiske svar er servicebeskeder

    Et automatisk svar besvarer kun det, kunden selv har skrevet om. Ingen markedsføring, ingen tilbud på andre ydelser og ingen nyhedsbreve.

  • Klager får altid et menneske

    En utilfreds kunde skal have et svar fra en person, ikke fra et system. Derfor kan klager ikke sættes til at svare selv. De kan sorteres og få et udkast.

  • Opfølgning holder sig til tilbuddet

    En opfølgning handler kun om det tilbud, kunden selv har bedt om, og stopper, når kunden svarer eller siger nej tak. Ingen gamle leads, ingen kampagner.

Fire trin. I skal ikke lære et nyt program.

Vi bygger det ind i de indbakker, I allerede bruger, og I bestemmer tempoet. Jeres folk arbejder videre i Gmail eller Outlook, som de plejer.

  1. 01

    Vi gennemgår jeres indbakkeMøde · jeres mails

    Sammen ser vi på, hvilke mails I får, hvem der tager sig af hvad, og hvilke spørgsmål der går igen. Ud fra det laver vi kategorierne, hastegraderne og reglerne for, hvem der får hvad.

  2. 02

    Vi forbinder og lærer jeres svarOpsætning · databehandleraftale først

    Databehandleraftalen er på plads, før vi forbinder noget. Derefter kobler vi systemet på de indbakker, I giver adgang til, og sætter det op med jeres ydelser, åbningstider, procedurer og eksempler på svar, I selv har sendt, så udkastene lyder som jer.

  3. 03

    Testperiode, hvor alt går som udkastTest · intet sendes automatisk

    Systemet sorterer og skriver, men sender ingenting selv. I ser hvert udkast, før det går ud, og vi retter kategorier, fordeling og tone til undervejs. Det er her, I finder ud af, hvad den er god til.

  4. 04

    I slår automatisk svar til, kategori for kategoriDrift · jeres beslutning

    Når I er trygge ved en kategori, kan den få lov at svare selv. I tager én ad gangen, og I kan slå den fra igen når som helst. Resten bliver ved med at være udkast.

Før noget går live

Databehandleraftale først

Vi indgår en databehandleraftale med jer, før systemet får adgang til en eneste mail.

Kun de indbakker, I giver adgang til

I vælger, hvilke fælles og personlige indbakker der kobles på. Resten rører systemet ikke.

Alt bliver logget

Hver sortering, hvert udkast og hvert sendt svar bliver logget, så I altid kan se, hvad der er sket hvornår.

Det, I sikkert vil spørge om.

Står jeres spørgsmål ikke her, så tag det med på mødet. Vi svarer hellere konkret på jeres indbakke end generelt.

Book et møde
Hvilke mailsystemer virker det med?

Gmail og Microsoft 365 med Outlook. Både fælles indbakker som info@ eller kontakt@ og personlige indbakker, hvis I vil have dem med. Bruger I noget andet, så tag det med til første møde, så siger vi ærligt, om vi kan koble på.

Kan den sende noget, uden at vi har set det?

Kun hvis I selv har slået det til for en bestemt kategori. Fra start går alt som udkast, som et menneske skal godkende. Automatiske svar slår I til kategori for kategori, og I kan slå dem fra igen med det samme. Klager kan aldrig sættes til at svare selv.

Hvad med persondata?

Vi indgår en databehandleraftale med jer, før noget går live. Systemet får kun adgang til de indbakker, I giver adgang til, og alt, hvad det gør, bliver logget. Har I mails med følsomme oplysninger, for eksempel helbredsoplysninger i en klinik, aftaler vi på forhånd, hvordan de håndteres, og hvad systemet skal holde sig fra.

Hvad hvis den svarer forkert?

Derfor starter alt som udkast. I testperioden ser I hvert eneste svar, før det bliver sendt, og vi retter oplysninger og tone til. En kategori bliver først sat til at svare selv, når svarene har ramt rigtigt over tid. Passer en mail ikke ind i en kategori, I har godkendt, bliver den lagt til et menneske i stedet for at blive besvaret.

Kan den skrive, så det lyder som os?

Det er hele pointen. Udkastene bygger på jeres egne oplysninger og på svar, I allerede har sendt: jeres hilsner, jeres måde at forklare tingene på og jeres ord for jeres ydelser. I retter til, indtil det lyder rigtigt, og det bliver en del af opsætningen.

Sender den markedsføring til vores kunder?

Nej. Automatiske svar er servicebeskeder, der kun besvarer det, kunden selv har skrevet om. Ingen tilbud på andre ydelser og ingen nyhedsbreve. Opfølgning på et tilbud handler kun om det tilbud, kunden har bedt om, og stopper, når kunden svarer eller siger nej tak.

Laver den vores bogføring?

Nej. Den finder fakturaer og kvitteringer i mailsene, samler dem ét sted og siger til, hvis et bilag mangler eller kun er nævnt i teksten. Selve bogføringen står I eller jeres bogholder stadig for.

Hvad koster det?

Det afhænger af, hvor mange indbakker der skal kobles på, hvor mange kategorier I vil have, og hvor meget der skal kunne svares automatisk. Derfor sætter vi prisen efter det første møde, når vi har set jeres indbakke. Mødet er uforpligtende.

Mailen er et godt sted at starte.

Indbakken rører næsten alle i virksomheden, og den er sjældent nogens ansvar alene. Derfor er det ofte her, vi begynder, og herfra kan resten kobles på.

AIOS

Vil I have det hele samlet i ét system?

Mailsystemet er et naturligt første modul i AIOS. Når indbakken kører, kan tilbud, fakturering, sager og rapportering sættes på den samme kerne, ét modul ad gangen.

Se AIOS

Speed-to-Lead

Nogle skriver ikke, de udfylder en formular. Så ringer en AI-assistent dem op inden for sekunder, mens de stadig sidder med telefonen i hånden.

Læs mere

Google-anmeldelser

Én neutral forespørgsel efter hvert afsluttet job, og svarudkast til de anmeldelser, I får. Samme princip: I godkender, før noget går ud.

Læs mere

Lad os kigge på jeres indbakke sammen.

På et kort møde gennemgår vi, hvilke mails I får, hvem der svarer på dem i dag, og hvor tiden forsvinder. Bagefter får I et konkret forslag til, hvad systemet skal sortere, skrive og svare på hos jer, og hvad det koster.

Book et møde Ring +45 52 51 61 96

På mødet

Jeres mailtyper og hvem der tager dem01
Hvad der må sorteres, skrives og sendes02
Adgang, databehandleraftale og logning03
Pris og opstart for jer04